転職談話

無駄な会議を削減させる3つの考え方と実践方法

投稿日:2018年05月31日

無駄会議
執筆者
社長としての立場で語ります

無駄な会議を削減するにはどうすればいいか?

究極を言えば、社長が独断で全て決めれば会議など不要。
絶対的な権限があれば議論など不要なものです。

ワンマンオーナーな職場はそんな感じです。
普通の企業ではどうしたら会議を減らせるか?

1、なんでもかんでも議論しない。

会議の目的は「結論を出す」と「記録を残す」があります。

どう考えても保留という結論になる場合、
記録を残して責任を移行させることが目的。
そのため、どんな小さなことでも会議をしてしまう。

実際のところ、簡単な報告資料を作成すれば済む話しです。
必要になった時に議論をすればいい。

2、会議の回数を目標にしない

馬鹿らしいですが、大企業は本当に回数を目標にしている。

「毎月このテーマで会議を行う」「問題点を年6度会議で報告する」など、
無理やり開催している会議は多いものです。
これをやらないと目標未達となり、評価が下がる。

己の評価のためにやる会議ほど無駄なものはない。
これが全員となるため、毎日のように会議が開催されます。

3、一度で終わらせる

会議で問題点を指摘されるようではいけない。

ほとんどの場合、会議が長引くのは「指摘」です。
時間だけならいいですが、「後日再招集いたします」は最悪。
誰もが早く終わりたいですが、明らかな問題は見逃すことはできない。

会議は無駄!と言いながら、調査不足の資料を作ってないだろうか?
そんなことをするとますます無駄になる。
誰も指摘がなく、Yes・Noですぐ終わる会議が理想です。

これらを実践するために

上司・他部署へ提案し、削減のために必要なことを知る。

何も言わなければ、そのまま継続してしまう。
常日頃、会議を減らすことを前提に過ごしたい。
「もうこれ、2ヶ月に一度でいいですよね?」と。

頭の堅い上司は「決まりだからダメだ」となりますが、
その場合はちょっと厳しい。回数を減らすことを目指したい。
喧嘩することはおすすめできません。

チャンスなのは「いいよいいよ!」と言ってくれる上司になった時。
もう改革する絶好のチャンスです。
ここぞとばかり、効率化を提案していきたい。

おおよそ、誰もが止めたいと思っています。
どうすれば削減できるか?と前向きな意見を集めよう。

意識したい問題

会議しかやることがない人がいる。

これはかなり厄介です。
その会議に命をかけているおっちゃん、いませんか?
止める気などさらさらなく、無駄話しも多い。

もちろん無駄な会議ではないのですが、とにかく長い。
参加者もこのために時間を取りますが、たいした内容はない。
「確認します」という発言が連発する会議など、まさに無駄です。

こういった慣例化した会議は多いものです。
無断欠席しても何にも怒られないような。

削減の実現ために

一週間のタイムスケジュールを作ることが大事。

一週間で、会議に10時間もかかっている。資料作成に5時間。
会議で丸二日分潰れており、そのために残業も20時間している。
それでいて、会議の成果はこれしかない、と。
こういった具体的な提案が無いと、上司はわからないものです。

他人に報告できる資料をもって問題定義をしないと、
上司も提案できず、組織も本気で動いてくれません。
個人での会議削減など、あまり効果はないものです。

無駄無駄言うばかりでは動かないのが人間。
いかに心に訴えるか?と考え、無駄会議削減を提案していきたい。

なお、削減のための会議が生まれますが、これは参加しよう。

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以上、「無駄な会議を削減させる3つの考え方と実践方法」でした。

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