フリーアドレスとは、社員に決められた固定の席が無い
空いている席を誰もが自由に利用することができるオフィススタイルです。
意味だけ聞くと、すごく良いように聞こえてきますが、
問題点や失敗談などもしっかりと把握しておきましょう。
フリーアドレスによる問題点は？
フリーなのに定位置となる席を作ってしまう
フリーアドレスは、オープンな空間で仕事を取り組めるため、
自分の気分で座す席を変えて仕事をしやすいようにできるのがメリットです。
ただし「こだわりが強い人」が社員の中にいると「定位置」のように同じ席に座る人も出て、
せっかくのフリーアドレスの意味が半減する可能性があります。
なので「同じ席に座り続けない」などの対策は必要になります。
レイアウト配置によっては社員が集中できない可能性がある
例えば、喋ってOKのコミュニケーションスペースがある隣に
仕事として使っても良いスペースがあったとします。
すると、隣からの喋り声を「気にしない人」や「集中できない人」が出てくることでしょう。
なので、レイアウトの配置によっては社員の中から「集中できない」と
文句が出る可能性は十分にあるので、レイアウト配置には注意が必要です。
直属の上司とのコミュニケーションがとりにくい可能性がある
上司の席の近くに部下の席があるというのが、一般的なオフィスのレイアウト配置です。
しかし、フリーアドレスの場合は「決められた席」がないので、
直属の上司とのコミュニケーションが取りにくい状況になりやすいため、
上司と部下の意思疎通が難しくなる可能性があります。
仕事内容によっては、社内やチーム内で「水曜日は集まる」など、
ルールを決めるなどの対策が必要になってくるでしょう。
機密情報の漏洩の危険性
フリーアドレスにする際は紙を必要としない「ペーパーレス」も一緒に取り組む企業も出てきます。
社内ネットワークに情報を共有・保管するので、セキュリティとしても効果はありますが、
人の出入りが激しい企業が導入すると、席が自由なので重要な情報が外部の人に漏れる危険性があります。
なので、会社に入るときは社員証などを使用して入社などの
厳重なセキュリティ管理が必要になります。
まとめ
導入前にルールをある程度決めておく必要がある。
導入前からすべての問題点を洗い出すというのはとても難しいです。
しかし、事前に基本となるルールだけは決めて、
そこから新たに問題点が見つかれば改善するという取り組みは必要になります。
また「自分の席が無い」という影響からやる気を失い、
結果的には効率が悪くなる会社も出てきます。
社員の考えや理解を得るために何度も話し合う必要も出てくるでしょう。
他にも、フリーアドレスの導入において無線LANを利用するなど、
整備を整えるのに時間と費用が掛かるので、十分に精査して導入する必要があるでしょう。
――
以上、フリーアドレスを導入する前に問題点を確認しようでした。
